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Dec 22

Exemple de procédure maitrise des documents

Vous ne pouvez pas simplement avoir une vision ou une procédure écrite détaillant votre approche de contrôle de document. Il le contenu mieux présenté comme une vidéo au lieu d`un document écrit? Les fichiers papier sont pratiques si vous rencontrez des problèmes de système et avez besoin d`accéder aux données sur place. Qui examine les documents pour s`assurer qu`ils conviennent, et les approuve? Quand un nouveau document est trouvé, ou est créé, comment est-il approuvé pour la libération? Il peut également être l`endroit où ils accèdent aux documents dont ils ont besoin. Il s`agit notamment de la correspondance officielle, des échantillons, des propositions, du matériel de recherche et des licences. Il doit y avoir un processus continu pour gérer la documentation permanente. Révisions de cartes conditionnelles et finales basées sur des conditions autres que le remplissage. L`information est-elle contrôlée par le logiciel? Les documents internes devraient également avoir été complétés, soumis aux révisions définies et finalisés. Ce que vous devez faire est d`examiner et de définir comment vous gérerez et contrôlons la documentation pendant le projet. L`accès aux documents a été fait par un «gardien de porte» personne. Avant que le projet soit terminé, le gestionnaire de projet aura établi et accepté qui sera responsable des articles.

Votre examen comprendra la vérification des modifications des normes, des règlements, des spécifications, d`autres documents externes et des documents internes connexes. Examinons plutôt les fonctionnalités que nous recherchons. Y at-il des copies papier à mettre à jour? Lorsque des changements sont apportés, comment les Identifiez-vous? Dans le passé, cela aurait été copies maîtres papier conservés dans le bureau, ou sur le disque dur du contrôleur de document. Le plan de contrôle des documents inclut normalement la méthodologie pour le contrôle des versions de document comme le document 1, document 2. Comme les solutions techniques s`améliorent, et en particulier avec eSolutions, il est de plus en plus judicieux de faire des composants auto-documentant, c`est à dire qu`il n`y a pas un document distinct à créer, à stocker, à accéder et à lire-l`information est directement dans le composant Lui-même. Quel est le meilleur format pour cette information? Il s`agit d`une feuille de route pour suivre, ajouter, archiver et supprimer les documents du système. Quelqu`un peut-il éditer et supprimer les fichiers? Vous pouvez personnellement prendre le contrôle des documents et les transporter à l`aide d`EMail ou d`un serveur partagé. Comment les gens sauront-ils s`ils le font, ou non, avoir les informations mises à jour? Le registre des documents est simplement une liste de tous les documents que vous contrôlez.

Le contrôle des documents est essentiel à la norme ISO 9001 et est commun aux autres normes de gestion. Il devrait également être facile pour eux de loger dans le référentiel toute information documentée qu`ils estiment être de valeur pour l`équipe. Dans certains projets, ils seront traités comme faisant partie du même processus global et de l`ensemble d`outils. Comment saurai-je si un document a été approuvé? Revue: vous devez examiner les documents régulièrement pour s`assurer qu`ils sont à jour, appropriés et reflètent toujours vos pratiques. De plus, les stratégies publicitaires du service marketing pour le premier trimestre de 2012 peuvent être codées comme ADV/Jan-Mar 2012/MKTG. Qui est responsable de la vérification? Le ministère du travail procède à des audits de paie. Il devrait fournir un moyen efficace de partager les connaissances, l`information et la pensée parmi les participants du projet. Chaque département exécute ses propres tâches qui requièrent leur propre documentation. Le bibliothécaire sera responsable du stockage des documents papier. Les références aux «documents» et aux «dossiers» ont maintenant été remplacées par des «informations documentées» afin de mieux incorporer les informations contenues dans des formats qui pourraient ne pas être considérés comme des «documents». Vous pouvez générer vos propres codes abrégés, à condition que les codes expliquent de manière cohérente les informations nécessaires.

C`est l`un des nombreux aspects que vous inclurez normalement dans les séances d`information et de formation de l`équipe de projet au début de chaque phase.